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Dieser umfassende Leitfaden, früher bekannt als G Suite und Google Apps, beschreibt die wesentlichen Funktionen von Google Workspace für Organisationen.
Google Workspace ist eine Reihe von Kommunikations- und Kollaborations-Apps, die für Personen in Organisationen entwickelt wurden. Die wichtigsten Kommunikations-Apps von Google Workspace, wie Gmail und Google Meet, werden weltweit häufig verwendet, ebenso wie die Kollaborations-Apps wie Google Docs, Tabellen, Präsentationen und Formulare. Die Kollaborations-Apps wurden von Anfang an so entwickelt, dass mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation bearbeiten können.
Was ist Google Workspace?
Google Workspace-Konten werden von einem Administrator erstellt und verwaltet, im Gegensatz zu den standardmäßigen kostenlosen Gmail- oder Google-Konten, die eine Einzelperson erstellen kann. Der Administrator hat erhebliche Kontrolle über die Standardeinstellungen, den App-Zugriff und die Sicherheitseinstellungen von Google Workspace. Workspace ermöglicht die Anwendung unterschiedlicher Konfigurationen auf unterschiedliche Personengruppen – oder, in Workspace-Begriffen, unterschiedliche Organisationseinheiten.
Google Workspace kann so konfiguriert werden, dass es auch Organisationen unterstützt, die mit hochsensiblen Daten umgehen. Ein Administrator kann beispielsweise die Offline-Speicherung von Workspace-Daten wie E-Mails, Kalenderelementen und Drive-Dateien verhindern.
Welche Apps sind Teil von Google Workspace?
Die folgenden Apps sind als Teil des Kernangebots für die meisten Editionen von Google Workspace verfügbar. Weitere Informationen zu den einzelnen Apps erhalten Sie, wenn Sie auf den Linknamen klicken, um zur entsprechenden Google Workspace-Seite zu gelangen.
Ein wichtiger Aspekt von Workspace-Apps ist die Geschwindigkeit. Google bietet .new-Verknüpfungen an, die, wenn sie in das URL-Feld eines modernen Browsers eingegeben werden, ein neues Element des angegebenen Typs erstellen. Beispielsweise erstellt cal.new ein neues Google Kalender-Ereignis, während doc.new ein neues Google-Dokument erstellt.
- Gmail : Der weltweit am häufigsten genutzte E-Mail-Dienst.
- Kalender : Terminplanungslösung (cal.new).
- Meet and Meet-Hardware : Gruppen-Video- und Audiokonferenzen (meet.new).
- Chat und Spaces : Team-Gespräche und Projekträume.
- Drive : Privater Cloud-Speicher, der die gemeinsame Nutzung von Laufwerken und Dateien ermöglicht.
- Dokumente : Gemeinsame Dokumente (doc.new).
- Tabellen : Gemeinsame Tabellenkalkulationen (sheet.new).
- Folien : Gemeinsame Präsentationen (slide.new).
- Formulare : Anpassbare Formulare und Umfragen (form.new).
- Behalten : Gemeinsame Notizen (note.new oder keep.new).
- Sites : Gemeinsame Websites (site.new).
Die folgenden Angebote werden nicht als zentrale Workspace-Apps hervorgehoben, sind aber je nach verwendeter Google Workspace-Edition häufig verfügbar. In einigen Fällen sind hierfür zusätzliche Käufe erforderlich.
- Gruppen und Gruppen für Unternehmen : E-Mail-Listen und Zugriffsverwaltung.
- Cloud Search : Durchsuchen Sie Ihren gesamten Google Workspace.
- Vault : Datenaufbewahrung und elektronische Beweismittelerhebung.
- Jamboard und Jamboard-Hardware : Gemeinsames visuelles Board (jam.new).
- Sprache und Sprachhardware : Virtuelles Telefonsystem.
- Apps Script : Automatisierung von Geschäftsprozessen.
- AppSheet : Anwendungsentwicklung ohne Code.
- Klassenzimmer : Strukturierte Lernräume für Lehrer und Schüler.
- Domänen : Domänenregistrierung mit integrierter Google Workspace-Anmeldung und -Konfiguration.
Was benötige ich, um auf Google Workspace zuzugreifen?
Ein moderner Browser (Chrome dringend empfohlen)
Auf Desktop-Plattformen wie Windows und macOS können Sie mit einem modernen Webbrowser auf Google Workspace-Apps zugreifen. In den meisten Fällen werden Organisationen, die Workspace verwenden, auch standardmäßig den Google Chrome-Browser verwenden wollen. Wenn Sie sich mit dem Chrome-Browser bei Ihrem Workspace-Konto anmelden, erhalten Sie nicht nur Zugriff auf Workspace-Apps, sondern können auch einige Chrome-exklusive Funktionen nutzen.
Wenn ein Administrator es beispielsweise zulässt, können Benutzer Gmail, Docs, Tabellen und Präsentationen so konfigurieren, dass sie für die Offlinearbeit lokal synchronisiert werden. Viele andere moderne Browser wie Microsoft Edge, Firefox Browser und Safari ermöglichen die Nutzung der meisten Funktionen der Google Workspace-App, während sie online sind.
Google Drive für Desktop
Für Windows- und macOS-Systeme bietet Google Google Drive for Desktop (ehemals Google Drive File Stream) an, mit dem Benutzer Drive-Dateien und -Ordner mit einer lokal installierten App durchsuchen können. Dadurch ähnelt das Navigieren in auf Drive gespeicherten Elementen dem Navigieren im lokalen Dateisystem.
Android-, iOS- und iPadOS-Apps
Es stehen mehrere Google Workspace-Apps zur Installation auf Android-, iOS- und iPadOS -Systemen zur Verfügung. Beispielsweise können Gmail, Kalender, Drive, Docs, Tabellen, Präsentationen, Meet, Chat und Keep entweder von Google Play (Android) oder dem iOS App Store (Apple) heruntergeladen und installiert werden.
Hinweis: Derzeit sind weder für Google Sites noch für Google Forms mobile Apps verfügbar. Die mit diesen Apps erstellten Websites oder Formulare funktionieren jedoch gut auf Mobilgeräten.
Optional: Hardware und Chrome Enterprise
Viele Organisationen, die Google Workspace verwenden, entscheiden sich für den Kauf zugehöriger Artikel wie Chromebooks , Google Meet-Hardware , Jamboard-Geräte oder Google Voice-Telefonausrüstung . Diese Geräte und die zugehörigen Dienste können mit dem Workspace-Konto Ihrer Organisation verbunden werden, um von einem Workspace-Administrator konfiguriert zu werden.
Auf Chromebooks und anderen Chrome OS-Geräten in verschiedenen Formaten, wie Tablets oder 2-in-1-Geräten, können sich Benutzer mit einem Google Workspace-Konto anmelden und erhalten dann vollen Zugriff auf alle Workspace-Apps. Die meisten modernen Chromebooks können Android-Apps ausführen , viele führen Linux-Apps aus und einige höherwertige Geräte führen mithilfe von Drittanbietersoftware Windows-Apps aus . Mit Chrome Enterprise Controls kann ein Administrator Chrome und Chrome-Geräte vollständig verwalten und bereitstellen.
Welche Editionen von Google Workspace sind verfügbar?
Google unterscheidet zwischen den Workspace-Editionen nach der Anzahl der Konten, der Art der Kundenorganisation und den Funktionen.
Erstens sind die Business-Editionen nur für Organisationen verfügbar, die bis zu 300 Benutzerkonten benötigen. Organisationen, die mehr als 300 Konten benötigen, sollten sich an Google wenden, um die Enterprise-Editionen zu erkunden. Wenn Sie Workspace für einen einzelnen Benutzer benötigen, sollten Sie Google Workspace Individual in Betracht ziehen, aber Sie können jede beliebige Business- oder Enterprise-Edition auswählen.
Zweitens sind einige Editionen nur für bestimmte Arten von Organisationen verfügbar, beispielsweise gemeinnützige Organisationen und Bildungsorganisationen.
Drittens erhöhen sich beim Wechsel von der Starter- zur Standard- und zur Plus-Edition tendenziell die Speicherbeschränkungen, die Meet-Beschränkungen hinsichtlich Teilnehmerzahl und Aufzeichnung, die Verwaltungsfunktionen für Sicherheitskonfigurationen und Berichte sowie der Zugriff auf bestimmte Apps.
SIEHE: Vergleichen Sie Zoom mit Microsoft Teams, Google Meet, Cisco WebEx und Skype, um die richtigen Videokonferenz-Apps für Sie zu finden.
Die Preise variieren je nach Ihrer Organisation und der Google Workspace-Version. Beispielsweise können Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen einige Versionen von Workspace möglicherweise kostenlos nutzen, obwohl diese Organisationen sich möglicherweise für ein Upgrade auf kostenpflichtige Versionen entscheiden, um erweiterte Funktionen und Steuermöglichkeiten zu erhalten.
Unten finden Sie eine Liste der angebotenen Editionen. Ausführlichere Preisinformationen finden Sie auf der Preisseite von Google . Neben den aufgeführten Editionen bietet Google auch Google Workspace for Government , Google Workspace for Healthcare und Google Workspace for Retail Businesses an .
Google Workspace – Individuell
Die Individual Edition von Google kostet 9,99 US-Dollar pro Monat bzw. 99,96 US-Dollar bei jährlicher Zahlung und umfasst Buchungsdienste und E-Mail-Marketing sowie den Zugriff auf die wichtigsten Workspace-Apps.
Google Workspace Individual ist sinnvoll, wenn eine Person Workspace-Apps nutzen möchte und keine zusätzlichen Konten hinzufügen oder verwalten muss. Die Individual Edition ist beispielsweise für ein Teilzeit-Nebengeschäft oder einen Solo-Unternehmer sinnvoll.
Google Workspace Business-Editionen (von 1 bis 300 Konten)
Die meisten kleineren Organisationen wählen einen dieser drei Pläne:
- Business Starter: 7,20 $ pro Benutzer und Monat oder 72 $ pro Benutzer bei jährlicher Zahlung.
- Business Standard: 14,40 $ pro Benutzer und Monat oder 144 $ pro Benutzer bei jährlicher Zahlung.
- Business Plus: 21,60 $ pro Benutzer und Monat oder 216 $ pro Benutzer bei jährlicher Zahlung.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen den Plänen sind:
- Speichermenge: Starter hat 30 GB pro Benutzer, Standard hat 2 TB pro gepooltem Benutzer und Plus hat 5 TB pro gepooltem Benutzer.
- Maximale Teilnehmerzahl für Videokonferenzen: Starter erlaubt 100 Meet-Teilnehmer, Standard erlaubt 150 Meet-Teilnehmer und Plus erlaubt 500 Meet-Teilnehmer.
- Aufzeichnungsfunktionen für Meetings: Nicht für Starter verfügbar, aber für Standard- und Plus-Konten verfügbar.
- Google Vault und Endpunktverwaltung: Plus erhält zusätzlichen Zugriff auf Google Vault und weitere Endpunktverwaltungskontrollen.
Weitere Einzelheiten zu den Speicherunterschieden zwischen den Plänen finden Sie unter Google Workspace-Speicher: 3 wichtige Dinge, die Sie wissen müssen .
SIEHE: Verwenden Sie diese Vergleichsanalyse von TechRepublic Premium, um Google Workspace mit Microsoft 365 zu vergleichen .
Google Workspace Enterprise-Editionen (von 1 bis zu einer beliebigen Anzahl von Konten)
Organisationen, die mehr als 300 Konten benötigen, brauchen eine Enterprise Edition, die Zugriff auf mehr technische Sicherheits- und Verwaltungskontrollen sowie praktisch unbegrenzten Speicherplatz bietet.
Kleinere Organisationen, die Zugriff auf diese Funktionen wünschen, können sich für eine Enterprise Edition anmelden, da für Enterprise Standard- oder Enterprise Plus-Konten keine Mindestanzahl an Benutzerkonten erforderlich ist. Diese Funktionen sind jedoch in der Regel in Organisationen mit einer größeren Anzahl von Mitarbeitern und Geräten am nützlichsten.
Google veröffentlicht keine Preise für diese Editionen, Sie müssen sich daher an das Verkaufspersonal wenden.
Google Workspace Essentials Edition (für Organisationen mit vorhandenen E-Mail- und Kalenderlösungen)
Sie können Ihre aktuelle E-Mail- und Kalenderlösung, z. B. Microsoft 365 , beibehalten und Google Workspace Essentials hinzufügen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter in Ihrer Organisation mit Dokumenten, Tabellen, Formularen, Präsentationen, Meet, Sites und Keep zusammenarbeiten, die sie neben älteren Lösungen verwenden können.
Essentials Starter kann von bis zu 25 Personen in einer Organisation kostenlos verwendet werden.
Google Workspace Frontline-Edition
Die Frontline-Edition wurde entwickelt, um die Kommunikation zwischen Außendienstmitarbeitern und anderen Mitarbeitern zu ermöglichen. Sie bietet Zugriff auf zentrale Workspace-Apps wie Gmail, Kalender, Chat, Meet, Docs, Tabellen, Präsentationen und Sites sowie Endpunktverwaltungsfunktionen zum Sichern von Daten auf Mobilgeräten. Der Speicherplatz ist jedoch auf 2 GB pro Konto begrenzt.
Google veröffentlicht keine Preise für die Frontline Edition und fordert potenzielle Kunden auf, sich an den Vertrieb zu wenden.
Google Workspace Education-Editionen (nur für qualifizierte Bildungseinrichtungen)
Qualifizierte Einrichtungen wie Grundschulen sowie Colleges und Universitäten können einen Antrag auf kostenlosen Zugriff auf Google Workspace for Education Fundamentals stellen. Damit erhalten Schüler, Lehrer, Verwaltungspersonal und Mitarbeiter nicht nur Zugriff auf die Apps für die Zusammenarbeit in Workspace, sondern auch auf Google Classroom .
Mit der Google Classroom-App können Lehrer auf strukturierte Weise Unterrichtsinhalte mit Schülern teilen, Schülern ermöglichen, Aufgaben zu erledigen und abzugeben, und Lehrer können diese Arbeiten benoten und Feedback dazu geben.
Die angebotenen Education-Editionen umfassen:
- Google Workspace for Education Fundamentals: Kostenlos für qualifizierte Institutionen
- Google Workspace for Education Standard: 3 $ pro Schüler und Jahr
- Lehr- und Lern-Upgrade: 4 $ pro Lizenz und Monat
- Google Workspace for Education Plus: 5 $ pro Schüler und Jahr (früher G Suite Enterprise for Education)
SIEHE: Verwenden Sie diese Google Classroom-Tipps von TechRepublic, um zu erfahren, wie Sie Klassen aus der Ferne erstellen und verwalten.
Google Workspace’s Nonprofit-Editionen (nur für qualifizierte gemeinnützige Organisationen)
Organisationen, die sich bewerben und qualifiziert sind, können Google Workspace’s for Nonprofits kostenlos nutzen. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um die Google Workspace Starter Edition. Google bietet gemeinnützigen Organisationen jedoch auch die Möglichkeit, mit einem erheblichen Rabatt auf andere Editionen zu aktualisieren. Zu den Plänen und Preisen für qualifizierte und zugelassene gemeinnützige Organisationen gehören:
- Google Workspace für gemeinnützige Organisationen: Kostenlos für qualifizierte Organisationen.
- Business Standard: 3 $ pro Konto und Monat.
- Business Plus: 5,04 $ pro Konto und Monat.
- Enterprise-Editionen: Etwa 70 % Rabatt auf den Standardpreis.
Warum sollte ich für Google Workspace’s bezahlen, wenn ich viele Funktionen kostenlos nutzen kann?
Es gibt mindestens drei Gründe, auf ein kostenpflichtiges Google Workspace’s-Konto umzusteigen, anstatt einfach ein kostenloses Gmail-Konto zu verwenden:
- Branding: Sie können Workspace so konfigurieren, dass es mit dem Domänennamen Ihrer Organisation funktioniert, sodass die von Ihnen gesendeten E-Mails von Ihrer Domäne und nicht von einer gmail.com-Adresse stammen.
- Kontoverwaltung: Da Sie in Workspace Konten zentral verwalten können, können Sie Benutzerkonten erstellen oder entfernen, wenn Mitarbeiter Ihrem Unternehmen beitreten oder es verlassen.
- Sicherheit: Ein Administrator kann die Sicherheitseinstellungen verbessern, um längere Passwörter und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung anzufordern, die externe Freigabe einzuschränken und viele weitere Optionen zu nutzen, die das Risiko unerwünschter Datenlecks verringern.
Wie lässt sich Google Workspace’s am einfachsten einrichten?
Wenn Sie eine neue Organisation haben, gehen Sie zu Google Domains , um den Domänennamen Ihrer Wahl zu erwerben. Sobald Sie Ihren Domänennamen registriert haben, bietet das System die Möglichkeit, Google Workspace’s-Konten für die Domäne auszuwählen und einzurichten. Mit dieser Methode entfallen mehrere Konfigurationsschritte für Domänennamenserver, die Sie sonst manuell durchführen müssten.
SIEHE: Sehen Sie sich diese Windows-, Linux- und Mac-Befehle an, die jeder kennen muss.
Können wir Google Workspace’s verwenden, wenn wir bisher Microsoft Office-Dateien verwendet haben?
Ja. Google Workspace’s enthält mehrere Funktionen zur Unterstützung von Organisationen, die Dateien in Microsoft Office-Dateiformaten haben. Google Drive unterstützt die Speicherung vieler Dateitypen, darunter .doc/.docx, .xls/.xlsx und .ppt/.pptx. Mit Google Drive für Desktop können Sie diese Dateien bei Bedarf mit lokal installierter Office-Software öffnen und bearbeiten.
Google Docs, Tabellen und Präsentationen unterstützen die native Bearbeitung und Zusammenarbeit an Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Mit Gmail können Sie auch Office-Dateianhänge, die Sie erhalten, schnell speichern, öffnen oder bearbeiten.
Welche Apps von Drittanbietern funktionieren mit Google Workspace?
Wenn Sie zusätzliche Apps suchen, die mit Workspace funktionieren, sollten Sie zunächst den Google Workspace’s Marketplace besuchen – ein von Google verwaltetes Verzeichnis von Drittanbieter-Apps. Dazu gehören unter anderem:
- Produktivitäts-Apps wie LucidChart Diagrams , MindMeister und Trello.
- Signaturdienste wie DocuSign und HelloSign.
- Speicherdienste wie Box und Dropbox.
- Backup-Anbieter wie Backupify und Spanning Backup.
Workspace bietet außerdem die Möglichkeit, sich mit Single Sign-On und Security Assertion Markup Language mit Apps von Drittanbietern zu verbinden. So können sich Personen in Ihrer Organisation bei ihrem Workspace-Konto anmelden und dann auf verbundene Web-Apps von Drittanbietern zugreifen, ohne sich zusätzlich authentifizieren zu müssen. In einigen Fällen kann das System so konfiguriert werden, dass bei jeder Erstellung eines neuen Google Workspace’s-Kontos automatisch ein neues Konto bei einem Drittanbieterdienst hinzugefügt wird. Der Katalog der vorab integrierten SAML-Apps listet die verschiedenen Anbieter auf, die diese Art der Integration anbieten.
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Welche Alternativen gibt es zu Google Workspace?
Microsoft 365 bietet eine ähnlich breite, unternehmensfreundliche Palette an Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation. Microsoft Exchange, Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams bleiben in vielen Organisationen Standardanwendungen. Andere, weitaus weniger verbreitete Alternativen zu Google Workspace sind Zoho Workplace , Nextcloud und KolabNow .
Einzelpersonen, die die Funktionen zur E-Mail- und Kontoverwaltung der Organisation nicht benötigen, aber dennoch an Dokumenten arbeiten möchten, könnten Alternativen zu Docs, Sheets und Slides in Betracht ziehen, wie etwa LibreOffice oder CryptPad . Und wer Apple-Geräte verwendet, sollte sich Apples iWork- Apps wie Pages, Numbers und Keynote ansehen.
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