Welche Online-Tools fallen Ihnen ein, wenn Sie an die Verwaltung wichtiger Dateien für Ihre Online-Marke denken – Produktbilder, Grafiken und Markendokumente?
Ist Ihnen dabei Dropbox in den Sinn gekommen? Großartig! Es hat es auch auf meine Liste geschafft – und das aus gutem Grund.
Dropbox ist eines der beliebtesten cloudbasierten Dateiverwaltungstools auf dem Markt. Damit können Sie Ihre Dokumente auf einem zentralen und sicheren Server organisieren und speichern. Sie können von jedem Gerät und Standort aus auf diese Dateien zugreifen und sie mit externen Mitarbeitern teilen. Sie können auch:
- Legen Sie eingeschränkte Benutzerzugriffskontrollen für vertrauliche Dateien fest
- Bearbeiten Sie Dokumente mit Offline-Zugriff
- Bearbeiten Sie Dateien gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern
Es ist ein großartiges Tool, aber nicht ohne Einschränkungen. Aber das wissen Sie ja bereits, deshalb suchen Sie nach Alternativen zu Dropbox. Zum Glück sind Sie hier richtig. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen acht verschiedene Tools zur Verwaltung von Dateien, darunter auch unser eigenes Dash 🤩.
Warum Dropbox keine gute Lösung für Ihre Marke ist
Als E-Commerce-Unternehmen verwalten Sie zahlreiche visuelle Assets gleichzeitig – von Videoanzeigen und UGC bis hin zu Produktbildern aus verschiedenen Winkeln, Farben und Größen. Sie müssen diese visuellen Elemente nicht nur auf Ihrer Website präsentieren, sondern sie auch in sozialen Medien, in E-Mail-Kampagnen und möglicherweise mit Lieferanten oder Partnern teilen.
Das ist eine Menge Arbeit.
Wenn Sie kein effektives System zum Organisieren und Bereitstellen all Ihrer visuellen Inhalte haben, werden Sie damit überfordert sein. Leider verfehlt Dropbox hier das Ziel. Wenn Sie versuchen, Bilder und Videos in Dropbox zu verwalten, werden Sie schnell feststellen, dass:
1. Es funktioniert nur für die allgemeine Dokumentenverwaltung
Dropbox wurde für die Organisation und Freigabe von Dokumenten entwickelt und ist für diese Zwecke hervorragend geeignet. Wenn Sie es jedoch für andere Zwecke als die Dokumentenverwaltung verwenden, ist das so, als würden Sie einen eckigen Pflock in ein rundes Loch zwängen – es könnte funktionieren, aber die Erfahrung wird unterdurchschnittlich sein, weil es nicht dafür entwickelt wurde.
Nehmen wir zum Beispiel einen unserer Kunden, Brook Taverner , der Dropbox für die Organisation seiner Markenwerte verwenden wollte, aber bald von den Einschränkungen des Tools frustriert war:
„Unsere Account Manager und unser Vertriebssupportteam wurden ständig nach Bildern gefragt. Das Problem bei Dropbox ist, dass es nur eine Liste von Dateien ist, man muss also genau wissen, wonach man sucht. Das war für alle Beteiligten wirklich frustrierend.“
Es ist verlockend, für alle Ihre Dateiverwaltungsanforderungen bei Dropbox zu bleiben. Es gibt jedoch bessere Möglichkeiten, Ihre Inhalte zu organisieren – wir kommen gleich darauf.
2. Die Benutzeroberfläche ist nicht intuitiv 👀
Trotz aller Bemühungen kann Dropbox seinen Benutzern noch kein A+-Erlebnis bieten. Die meisten Leute haben Probleme damit, in der App von einem Abschnitt zum anderen zu navigieren und grundlegende Aufgaben wie das Teilen von Dateien zu erledigen. Ein Benutzer drückte es
so aus:
„Die Benutzeroberfläche von Dropbox ist minderwertig. Das Übertragen einer Datei zu Dropbox ist nicht intuitiv, aber wenn es eine gute Software wäre, sollte dies einfacher sein, als eine E-Mail mit Anhang zu senden. Öffnen Sie beispielsweise Dropbox auf Ihrem Laptop und ziehen Sie dann eine Datei per Drag & Drop von Ihrem Laptop – ich konnte keinen Weg finden, dies wie erwartet zum Laufen zu bringen. Die Softwareentwickler der Dropbox-Benutzeroberfläche müssen einige grundlegende Überarbeitungen vornehmen!“
3. Die Datenschutzrichtlinie ist sus 🤨
In seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen erklärt Dropbox klar, dass es nach Belieben auf Ihre Daten zugreifen und diese sogar an „vertrauenswürdige Dritte“ weitergeben kann. Dies ist für jeden, dem der Schutz der digitalen Identität am Herzen liegt, ziemlich besorgniserregend. Wenn Sie sich darüber Sorgen machen, ist es an der Zeit, nach einer Alternative zu suchen, die sicheren Cloud-Speicherplatz bietet.
Worauf Sie bei einer Dropbox-Alternative achten sollten
Der Markt ist überschwemmt mit Anwendungen, die auf die eine oder andere Weise Dateiverwaltungsfunktionen bieten. Diese Auswahl kann Sie überfordern, wenn Sie nicht sicher sind, welches Tool Sie benötigen.
Hier sind vier Dinge, die Sie beim Einkauf von Dropbox-Alternativen priorisieren sollten:
- Benutzerfreundlichkeit: Als wachsendes Unternehmen möchten Sie bestimmt nicht wertvolle Zeit damit verbringen, die Funktionsweise eines komplexen Tools zu erlernen. Wählen Sie daher ein Tool, das einfach zu verwenden ist und sich in Ihren Geschäftsablauf einfügt, ohne dass Sie dafür viel technisches Wissen benötigen.
- Skalierbarkeit : Wählen Sie eine Dateiverwaltungssoftware, die mit Ihrem Unternehmen wächst. Idealerweise ein Tool, mit dem Sie Speicherkapazität und Benutzer zu angemessenen Kosten hinzufügen können. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal in ein neues Tool investieren, wenn Ihr Unternehmen einen Datenmeilenstein erreicht.
- Integrationen : Überlegen Sie, wie gut sich Ihr Dokumentenverwaltungstool in andere Apps integrieren lässt, die Sie regelmäßig nutzen – damit Ihr Arbeitsablauf nicht unterbrochen wird.
- Funktionen : Stellen Sie sicher, dass das Tool über die für Ihren speziellen Anwendungsfall erforderlichen Funktionen verfügt. Wenn Sie beispielsweise ein Tool zur Verwaltung von Bildern und Videos benötigen, benötigen Sie zumindest ein Tool mit erweiterten Suchfunktionen und Tags.
- Preisgestaltung : Schließlich sollten Sie unbedingt überlegen, wie viel Ihr neues Tool Sie kosten wird. Wägen Sie die oben genannten Punkte zusammen mit den monatlichen Abonnementgebühren ab. Wir haben Tools in diese Liste aufgenommen, von denen wir hoffen, dass sie erschwinglich und ideal für Ihr kleines Unternehmen sind.
8 Tools, die Sie anstelle von Dropbox verwenden können
Lassen Sie uns ohne weitere Umschweife in unsere Liste möglicher Dropbox-Alternativen eintauchen.
1. Dash: Für die Verwaltung visueller Assets
Dropbox fehlen die wichtigsten Funktionen, die Sie für die Verwaltung visueller Inhalte brauchen. Sie können in Dropbox beispielsweise nicht nach dem Inhalt eines Bildes suchen. Sie müssen sich den Dateinamen merken oder ewig durch endlose Miniaturansichten scrollen.
Glücklicherweise gibt es eine bessere Möglichkeit, Ihre visuellen Inhalte zu organisieren: Wir präsentieren Ihnen Dash – das sind wir.
Dash ist eine Digital Asset Management- Software für E-Commerce-Marken. Dies bedeutet, dass sie zum Speichern, Teilen und Bereitstellen aller Arten von visuellen Assets konzipiert ist. Die erweiterten Fotoverwaltungsfunktionen
von Dash unterscheiden es von Tools wie Dropbox oder sogar Google Drive . Beispielsweise scannt es automatisch Bilder und weist ihnen durchsuchbare Tags zu, damit Sie sie schnell finden können. Und es hat eine benutzerfreundliche Oberfläche, sodass Sie sofort loslegen und lernen können, wie das Tool zu verwenden ist. Sehen Sie sich diesen Vergleich an.
Die Benutzeroberfläche von Dash ist außerdem darauf ausgelegt, Ihre visuellen Inhalte zum Strahlen zu bringen. Sie zeigt Ihre Inhalte mit wunderschönen Bildvorschauen an, nicht mit langweiligen, generischen Miniaturansichten. Schauen Sie sich das Dash von Coat (unserem Kunden) an – es sieht aus wie ein ästhetisch ansprechender Instagram-Feed 😍.
Darüber hinaus benötigen Sie keine Dateinamen, um in Dash gespeicherte Bilder zu finden, da Sie nach dem eigentlichen Inhalt des Bildes suchen können. Angenommen, Sie suchen nach dem Bild eines Stuhls, können sich aber nicht an den Dateinamen erinnern. Suchen Sie in Dash einfach nach „Stuhl“, und Ihnen werden alle Bilder angezeigt, die der Beschreibung entsprechen. Das ist viel besser, als sich den Kopf darüber zu zerbrechen, wie Sie ein Bild in Dropbox genau gespeichert haben.
Das ist noch nicht alles. Sie erhalten jede Menge cooler Funktionen, die Ihren visuellen Inhalten gerecht werden, wie zum Beispiel:
- Die Möglichkeit, Ihre visuellen Inhalte in verschiedenen Größen und Dateitypen wie JPEGs, PNGs und WebP herunterzuladen.
- Nahtlose Integration mit den Tools, die Sie bereits für Ihr Unternehmen verwenden, wie Shopify, WordPress, Hootsuite und Adobe Creative Cloud.
- Legen Sie Ablaufdaten fest und fügen Sie Ihren Bildern Nutzungsrechte hinzu, um eine bessere Markenkontrolle zu gewährleisten
- Portale zum Teilen von Inhalten mit Agenturen und Wiederverkäufern. Mit unbegrenztem Zugriff auf Ihre Dateien müssen sie Sie nicht jedes Mal belästigen. 😅
Die Preise für Dash beginnen bei 79 £/109 $ pro Monat für alle Funktionen und eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern. Wenn man bedenkt, wie viele coole Dinge man mit Dash machen kann und wie viel Zeit man damit spart, ist das unserer Meinung nach ein echtes Schnäppchen. 😉
Lesen Sie unseren Mega-Vergleichsleitfaden, um zu sehen, wie Dash und Dropbox im Vergleich zueinander abschneiden.
2. Google Drive: Zur Dateiverwaltung
Google Drive und Dropbox sind wie ein Ei dem anderen. Sie können in Drive Dokumente schnell empfangen, freigeben und organisieren, genau wie in Dropbox.
Allerdings übertrifft Google Drive Dropbox in zwei Bereichen: Speicherung und Synchronisierung. Der kostenlose Plan von Drive bietet ein Speicherlimit von bis zu 15 Gigabyte, im Vergleich zu nur 2 Gigabyte bei Dropbox. Das ist ideal für Solounternehmer, die große Datenmengen generieren, sich aber kein kostenpflichtiges Cloud-Speichersystem für ihr Unternehmen leisten können.
Außerdem speichert Google Drive automatisch Daten aus anderen Google Workspace-Tools wie Meet, Gmail und Google Docs. Das bedeutet, wenn Ihr Unternehmen auf Workspace läuft, müssen Sie keine Zeit damit verbringen, Dateien manuell auf Ihr Speichersystem herunterzuladen und hochzuladen. Überlegen Sie, wie viel effizienter Ihr Unternehmen sein wird, wenn Sie keine Zeit mit banalen Aufgaben wie der manuellen Dateiverwaltung verschwenden.
Mit Google Drive können Sie außerdem:
- Dateien mit externen Mitarbeitern teilen
- Integrieren Sie Ihren Google Workspace mit Apps wie Trello und Slack
- Synchronisieren Sie Dateien zwischen internetfähigen Geräten, einschließlich Mobilgeräten
- Sichere Dateisicherungen
- Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um Ihrem Team erweiterte Sicherheitsoptionen zu bieten
Allerdings ist die Ordnerarchitektur von Google Drive, wie auch Dropbox, nicht für die Verwaltung visueller Inhalte ausgelegt. Daher sollten Sie zum Organisieren und Teilen von Bildern und Videos besser ein Tool wie Dash verwenden. Lesen Sie unseren Artikel Google Drive vs. DAM, um zu sehen, wie Dash im Vergleich zu Drive beim digitalen Asset-Management abschneidet.
Was die Preise betrifft, bietet Google Drive mehrere Pläne an , die bei 6 $ pro Benutzer und Monat für einen Basisplan beginnen. Die Premiumpläne beginnen bei 9,99 $ pro Monat.
3. Milanote: Für das Projektmanagement
Milanote ist ein visuelles Kollaborationstool, mit dem Sie Ideen und Konzepte auf kreative Weise präsentieren können. Es verfügt über eine Board-basierte Oberfläche, auf der Sie mehrere Boards erstellen können, um verschiedene Projekte oder Themen darzustellen. Jedes Board dient als Leinwand zum Sammeln und Anordnen Ihrer Ideen.
Nehmen wir an, Sie arbeiten an einem neuen Design für Ihr Produkt. Sie können eine visuelle Darstellung der verschiedenen Konzepte in Milanotes erstellen, Ihren Designer zum Board hinzufügen und in Echtzeit mit ihm zusammenarbeiten. So können Sie schneller an kreativen Projekten arbeiten.
Milanote verfügt über erweiterte Funktionen wie:
- Anpassbare Vorlagen für Projektplanung, Inhaltserstellung und mehr
- Eine Swipe-Datei zum Speichern wichtiger Inhalte und persönlicher Dateien
- Drag-and-Drop-Oberfläche für flexibles Dateimanagement
Milanote bietet einen kostenlosen Plan an. Es gibt auch einen Teamplan ab 49 US-Dollar pro Monat für bis zu zehn Benutzer mit unbegrenztem Speicherplatz.
4. WeTransfer: Zum Teilen von Dateien
Dropbox kombiniert Dateifreigabe mit vielen anderen Funktionen – wie Offline-Speicher und Integrationen – was großartig ist 👍! Aber manchmal braucht man einfach eine einfache Möglichkeit, Dateien freizugeben, ohne sich mit den Komplikationen und Kosten zusätzlicher Funktionen herumschlagen zu müssen. WeTransfer kann hier helfen.
Mit WeTransfer können Sie Dateien mit einer Größe von bis zu 2 Gigabyte kostenlos und mit einem kostenpflichtigen Plan bis zu 200 Gigabyte Daten freigeben. Sie können Ihre Dateien per E-Mail oder über einen einfachen Download-Link freigeben.
Um Ihre Daten zu schützen, bietet WeTransfer erweiterte Funktionen wie:
- Datenverschlüsselung
- Passwörter für den sicheren Dateiaustausch
- Dateianpassung wie Branding und Logos
- Gemeinsamer Arbeitsbereich zur Dateiverwaltung
Beachten Sie jedoch, dass WeTransfer kein vollständiges Dateiverwaltungssystem ersetzen soll. Verwenden Sie es daher nicht als solches. Es kann Ihnen beim Senden, Empfangen und Verfolgen von Dateien helfen, aber das ist auch schon alles. Für andere Funktionen benötigen Sie ein geeignetes Cloud-Speichersystem wie Dropbox oder Google Drive. Noch besser: Sie können Dash verwenden, um öffentliche Portale zu erstellen und Hunderte von Dateien mit externen Teams wie Freiberuflern oder der Presse zu teilen.
Was die Preise betrifft, kostet das WeTransfer-Basispaket 12 USD pro Benutzer und Monat. Und das Premiumpaket kostet 19 USD pro Benutzer und Monat.
5. Document360: Für das Wissensdatenbankmanagement
Eine Wissensdatenbank ist der Ort, an dem Personen (Mitarbeiter oder Kunden) nach lehrreichen Informationen zu Ihrem Produkt oder Ihrer Organisation suchen. Die Informationen in einer Wissensdatenbank sind kategorisiert und durchsuchbar, sodass jeder leicht relevante Inhalte finden kann.
Die Verwendung von Dropbox als Wissensdatenbank kann umständlich werden. Sie müssen beispielsweise strenge Berechtigungskontrollen einrichten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dateien zugreifen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass vertrauliche Daten öffentlich zugänglich werden, weil jemand vergessen hat, den Zugriff auf das Dokument einzuschränken.
Darüber hinaus werden Sie Schwierigkeiten haben, die Dokumentation rechtzeitig zu verfolgen und zu aktualisieren, wenn die Wissensdatenbank wächst. Schon bald wird Ihr Unternehmen mit veralteten Informationen überschwemmt. Hier kommen Tools wie Document360 ins Spiel.
Mit Document360 können Sie eine Selbsthilfe-Inhaltsbibliothek für Ihr Unternehmen erstellen, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Sie können Dokumentationen für Ihre Produkte, Dienstleistungen und Prozesse an einem Ort erstellen, verwalten und veröffentlichen. Dies ist eine optimiertere Einrichtung als die Organisation Ihrer Wissensdatenbankinhalte in Dropbox-Ordnern.
Mit Document360 erhalten Sie:
- KI-gestützte Suche, damit Benutzer Inhalte schnell finden können
- Plattformanpassungen zur Verbesserung des Brandings
- Integration mit Analyse- und Kundenverwaltungssoftware wie Segment und Intercom .
Sie können mit einem kostenlosen Konto beginnen und bei wachsendem Unternehmen auf einen Businessplan für 399 USD pro Projekt/Monat upgraden. Unternehmensbenutzer können den Premiumplan für 599 USD pro Projekt/Monat abonnieren (jährliche Abrechnung).
6. Slite: Für Projektmanagement
Wenn Notion (ein beliebter digitaler Arbeitsbereich zum Erstellen von Datenbanken) ein cooles Geschwisterchen hätte, würde es wie Slite aussehen 😎. Slite kann so ziemlich alles, was Notion kann – ohne die endlosen Anpassungsanforderungen. Aber ich werde mich in diesem Abschnitt auf die Projektmanagementfunktion konzentrieren.
Sie können Dashboards aus Ihren Projektmanagementtools – einschließlich Asana und Airtable – in Slite importieren und alles von einem zentralen Ort aus überwachen.
Es gibt auch ein In-App-Chattool namens „Diskussionen“. Anstatt wichtige Projekte in Slack zu besprechen, wo Nachrichten in endlosen Threads untergehen könnten, verwenden Sie Slite-Diskussionen, um Feedback anzufordern und Aufgabenfristen direkt den Projektbeteiligten zuzuweisen.
Aber das ist noch nicht alles. Hier sind einige andere coole Dinge, die Sie mit Slite tun können:
- Optimieren Sie Dokumente mit Slite Collections
- Verwenden Sie Slite AI, um schnell Antworten und relevante Dateien zu finden
- Betten Sie Formulare, Whiteboards, Tabellen und mehr in Slite-Dokumente ein
Darüber hinaus können Sie Slite kostenlos nutzen. Das Upgrade auf den Standardplan kostet nur 10 USD pro Benutzer und Monat, während der Premiumplan 12,50 USD pro Benutzer und Monat kostet.
7. BambooHR: Für Mitarbeiterverzeichnisse
Als kleines Unternehmen können Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter in Dropbox speichern. Wenn Ihr Team jedoch wächst, benötigen Sie ein besser organisiertes System zur Verwaltung der Mitarbeiterinformationen, damit nichts im Durcheinander verloren geht. Das Mitarbeiterverzeichnis von BambooHR kann hier helfen.
Das Mitarbeiterverzeichnis in BambooHR ist eine durchsuchbare Datenbank aller Mitarbeiter des Unternehmens, einschließlich ihrer Kontaktinformationen, Berufsbezeichnung, Abteilung und ihres Standorts. Mitarbeiter können das Verzeichnis einsehen, um die Kontaktinformationen ihrer Teamkollegen zu finden, sich über die Organisationsstruktur des Unternehmens zu informieren und einen Überblick darüber zu erhalten, wer in verschiedenen Abteilungen arbeitet.
Weitere Funktionen von BambooHR sind:
- Automatische Abwesenheitsnotizen für Mitarbeiter
- Suchfilter für detaillierte Ergebnisse
- In-App-Anruf- und Messagingfunktionen
Sie müssen ein individuelles Angebot anfordern, um die Preispläne von BambooHR zu erhalten.
8. iCloud Drive: Für sicheren Cloud-Speicher
Wenn Sie ein iPhone oder ein anderes Apple-Gerät verwenden, kennen und verwenden Sie iCloud Drive bereits. Dort organisieren und speichern Apple-Geräte Ihre Daten. Für diejenigen, die es nicht kennen, erklären wir Ihnen, wie dieses Cloud-Speichersystem funktioniert.
iCloud Drive ist ein Dateisynchronisierungs- und beliebter Cloud-Speicherdienst von Apple Inc. Damit können Benutzer Dateien, Dokumente und andere Daten in der Cloud speichern und von verschiedenen Apple-Geräten, darunter Mac-Computer, iPhones, iPads und dergleichen, darauf zugreifen. iCloud Drive ist eng in das Apple-Ökosystem integriert und bietet nahtlose Dateisynchronisierungs- und Freigabefunktionen zwischen Geräten.
Zu den Funktionen von iCloud Drive gehören:
- Dateiversionierung, sodass Sie bei Bedarf immer zu einer früheren Version zurückkehren können.
- Dateiwiederherstellung, damit Sie gelöschte Dateien bis zu 30 Tage lang wiederherstellen können
- Dateiverschlüsselung, damit Ihre Dateien vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
- Plattformübergreifende Unterstützung, damit Sie von Windows aus auf Ihre iCloud zugreifen können.
iCloud Drive bietet Benutzern eine bestimmte Menge an kostenlosem Speicherplatz, normalerweise 5 GB, der zum Speichern von Dateien, Ordnern und anderen Daten verwendet werden kann. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, können Sie einen Plan erwerben, der bei 0,99 $/Monat für 50 GB beginnt. Für Speicheranforderungen von Unternehmen können Sie sich für den 2-TB-Speicherplan für 9,99 $ pro Monat entscheiden.
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Welches Tool sollte ich zur Dateiverwaltung auswählen?
Jetzt haben Sie einige Dropbox-Alternativen gesehen – was werden Sie wählen?
Das von Ihnen gewählte Tool hängt von Ihren Anforderungen an die Dateiverwaltung ab. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Dokumente zu organisieren, können Dropbox oder andere Cloud-Speicheranbieter wie Google Drive oder iCloud für Sie geeignet sein.
Wenn Sie jedoch eine effektive Möglichkeit benötigen, Bilder und Videos für Ihr E-Commerce-Geschäft zu organisieren, gibt es dafür kein besseres Tool als Dash. Sie können Ihren Inhalten benutzerdefinierte Tags hinzufügen, damit sie leicht zu finden sind, und Bilder und Videos mit wenigen Klicks bereitstellen. Die Preise beginnen bei 79 $/109 £ pro Monat und Sie erhalten unbegrenzte Benutzer, alle Funktionen und sicheren Speicherplatz für Ihre visuellen Inhalte. Sie können auch 10 % sparen, indem Sie ein Jahresabonnement abschließen.
„Aber ich habe viele Bilder in Dropbox, wie verschiebe ich sie zu Dash? 😫“ Keine Sorge – wir haben eine einfache Anleitung erstellt, die Ihnen zeigt, wie Sie Assets schnell von Dropbox zu Dash migrieren. Und unser Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, wenn Sie an irgendeinem Punkt nicht weiterkommen.
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