Work Breakdown Structure (WBS): Die vergessene Best Practice

von Chris Holbrook, MBA, PMP, SCPM, CSM, Practice Director

Zu lernen, wie man eine work breakdown structure-Sitzung (WBS) moderiert, ist eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie als Projektmanager erledigen können. Immer wieder werden Projekte gestartet, budgetiert und zeitlich geplant, ohne dass man sich vorher mit allen Einzelheiten des Projekts auskennt, und die Folge ist, dass die Projekte weniger erfolgreich sind oder vielleicht sogar noch schlimmer.

In diesem Artikel wird der Nutzen der WBS erläutert und wie Sie die Informationen aus der Sitzung vorbereiten, bereitstellen und dokumentieren. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen, Tipps und Tricks, die Ihnen dabei helfen, Ihren Ansatz zu verfeinern.

Ein wenig WBS-Geschichte mit freundlicher Genehmigung von Wikipedia.com …

Das Konzept der WBS wurde mit der Program Evaluation and Review Technique (PERT) im US-Verteidigungsministerium (DoD) entwickelt. PERT wurde 1957 von der US Navy eingeführt, um die Entwicklung ihres Polaris-Raketenprogramms zu unterstützen. Obwohl der Begriff „work breakdown structure“ noch nicht verwendet wurde, wurden die Aufgaben bei dieser ersten Implementierung von PERT in produktorientierte Kategorien unterteilt. Im Juni 1962 veröffentlichten das DoD, die NASA und die Luft- und Raumfahrtindustrie ein Leitfadendokument für das PERT-Kostensystem, das eine ausführliche Beschreibung des WBS-Ansatzes enthielt. Dieser Leitfaden wurde vom Verteidigungsminister zur Übernahme durch alle Dienste freigegeben.

Was ist eine WBS?

Eine WBS sollte einen produktorientierten Stammbaum bilden, der sich um die Hauptprodukte des Projekts (oder die geplanten Ergebnisse) herum organisiert, statt um die zur Herstellung der Produkte (geplante Aktionen) erforderliche Arbeit. Ein Beispiel finden Sie in Abbildung 1 unten. Da die geplanten Ergebnisse die gewünschten Ziele des Projekts darstellen, bilden sie einen relativ stabilen Satz von Kategorien, in denen die Kosten der geplanten Aktionen erfasst werden können, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind. Eine gut konzipierte WBS macht es einfach, jede Projektaktivität einem und nur einem Endelement der WBS zuzuordnen.

Warum eine WBS?

Wenn sie gut gemacht ist, umfasst eine solide WBS alle Teile eines Projekts und ermöglicht eine genaue Schätzung von Budget, Zeitplan, Arbeitsaufwand, Lieferantenauswahl und Aufgabenzuweisung, um nur einige zu nennen. Diese Prozesse sind keine Ergebnisse der WBS-Sitzung, aber die WBS sollte ein erforderlicher Input für jeden dieser Prozesse sein. Leider und wie der Titel dieses Artikels andeutet, ist dies meistens nicht der Fall. Projektteams erstellen Budgets, Zeitpläne usw. ohne Budgets und können daher einige ziemlich schwerwiegende Fehler machen.

WBS-Vorbereitung, Moderation und Dokumentation

Was sollten Sie zuerst tun? Die Vorbereitung.

Vorbereiten, planen und nachdenken – Hier sind ein paar Tricks zur Vorbereitung einer WBS-Sitzung.

1. Versuchen Sie, einige analoge Projekte als Referenz zu finden. So machen Sie sich mit den Hauptbestandteilen dieser Projekte vertraut und können sie während des Meetings als „Gesprächsstarter“ verwenden.
2. Denken Sie nach! Gehen Sie selbst eine Vorbesprechung für Ihr Projekt durch (oder nehmen Sie zum Spaß einen Freund oder ein Mitglied des Projektteams mit). Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Teile des Projekts? Es ist von unschätzbarem Wert, sich Zeit zu nehmen, um selbst über das Projekt nachzudenken. Denken Sie daran, dass Projektleitung Problemlösung ist. Hinweis: Ja, dieser Schritt ist wichtig, aber Sie müssen während der Besprechung nicht alle Antworten parat haben. Bereiten Sie sich in diesem Schritt so vor, als ob Sie vom Standpunkt Ihres Beitrags aus ein wertvolles Mitglied des Teams sein möchten.
   1. Wählen Sie das Team aus – Wie viele Personen sollten an einer WBS-Sitzung teilnehmen? Die Auswahl der Personen für Ihre WBS-Sitzung liegt wahrscheinlich nicht zu 100 % bei Ihnen als Projektmanager (und wenn doch, dann hurra!), aber Sie sollten ein gewisses Mitspracherecht haben, wer kommt und wer teilnimmt. Versuchen Sie, die Anzahl der Personen zwischen fünf und sieben zu halten, da mehr als diese Zahl etwas außer Kontrolle geraten kann. Das Ziel ist, mit der geringsten Anzahl von Personen die maximale Ideenkraft zu erreichen. Stellen Sie sich außerdem zu jeder Person in der Besprechung die folgende Frage: „Welche wichtigen Informationen bringt diese Person mit ein?“
   2. Wählen Sie den Raum/die Einrichtung aus und besorgen Sie sich die Materialien. – Je nachdem, wie Sie vorgehen, sind einige Dinge zu beachten.
   3. Altmodisches Papier – Suchen Sie einen Raum, in dem jeder durch die Positionierung seiner Stühle einer Wand im Raum zugewandt sein kann. Übergroße Räume sind großartig. Bringen Sie außerdem genügend Haftnotizen, Stifte und Ihren Laptop oder Ihre Digitalkamera mit, um die Sitzung nach Abschluss zu dokumentieren. Empfohlen: Ich mag diesen Ansatz, weil er dem Moderator ermöglicht, interaktiver mit dem Team zu sein, ohne vor dem Computer sitzen zu müssen.
   4. Papierlos – Für die papierlose Methode benötigen Sie einen Laptop und einen Projektor. Diese Methode ist sehr gut und umweltfreundlich, erfordert jedoch mehr Geschick, da Sie viel Zeit am Computer verbringen. Außerdem ist es schwieriger, Dinge auf der Tafel zu verschieben.

Tag des Workshops oder Meetings – Moderation

Kommen Sie früh in den Raum und bereiten Sie alles vor. Informieren Sie alle über die Grundregeln, geben Sie die Ziele der Sitzung und das gewünschte Ergebnis an. Der schwierigste Teil der WBS-Sitzung ist der Anfang. Sobald Sie die „kreativen Säfte“ zum Fließen gebracht haben, fließen sie in der Regel auch dann weiter, wenn Sie viel weniger dazu überreden müssen. Ein paar Punkte:

1. Sie müssen nicht alle Antworten haben. Ihre Aufgabe ist es, dem Team zu helfen, die Antworten aus dem Kopf zu holen. Ihre Aufgabe ist es, zum Nachdenken anregende Fragen zu stellen und zuzuhören/dokumentieren.
2. Versuchen Sie, eine nicht bedrohliche Atmosphäre zu schaffen, und belohnen Sie die Teilnahme! Auch wenn es nicht besonders relevant ist.

WBS-Grundregeln:

Erinnern Sie alle vor der Moderationssitzung an einige Regeln, die für das WBS-Meeting gelten:

1. Dieses Treffen ist weder mit Risiken noch mit Problemen verbunden. Hinweis: Parken Sie bei Bedarf auf dem Parkplatz. Die menschliche Psychologie besagt, dass Menschen Dinge gerne sehen, damit sie wissen, dass sie nicht vergessen wurden.
2. Die Chronologie der Ereignisse ist uns egal. Hinweis: Machen Sie sich keine Gedanken darüber, was zuerst, zweitens und drittens kommt. Darum kümmern wir uns später.)
3. Aufgabendauer und Aufgabeneigentümerschaft sind uns egal. Hinweis: Lassen Sie sich noch nicht davon aufhalten! Sie müssen das Team häufig an die Grundregeln erinnern und es bei Bedarf daran erinnern, dass Dauer und Eigentümerschaft SEHR wichtig sind, nur nicht jetzt.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie ALLE Elemente einschließen, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind (auch wenn es sich um externe Leistungen handelt). Hinweis: Dies kann Ihre Projektausschlussliste, Liste externer Abhängigkeiten oder etwas anderes werden.
5. Dies ist Ihre Chance, kreativ zu sein und Probleme zu lösen! Keine Antwort ist eine falsche Antwort. Hinweis: Auch wenn Sie möglicherweise nicht alles in die endgültige WBS aufnehmen, lassen Sie die Leute frei sprechen und unterdrücken Sie ihre Kreativität nicht, indem Sie sagen, dass sie falsch liegen oder „NEIN“ sagen.
6. Nutzen Sie einen externen Moderator. Es ist oft hilfreich, jemanden einzusetzen, der mit einer bestimmten Technologie, Abteilung, Firma usw. nicht besonders vertraut ist, da dies einen offeneren Diskurs ermöglicht.

Dokumentieren und Verteilen

Sie haben also Ihr Meeting beendet. Was ist jetzt zu tun? Nun, das ist eigentlich der einfache Teil. Dokumentieren Sie Ihr Meeting unbedingt mit Visio oder einem vergleichbaren Tool. Visio ist vielleicht das beste, kann aber für neue Benutzer etwas umständlich sein. Versuchen Sie außerdem, dieses Material innerhalb von 24 Stunden nach Ihrem Moderationsmeeting herauszugeben. Jetzt können Sie mit den nächsten Schritten im Projekt fortfahren.

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