So verfassen Sie ein Resignation letter (mit Beispielen)

Mit diesen hilfreichen Tipps und Beispielen verleihen Sie Ihrem resignation letter einen professionellen Charakter.

Das Verfassen eines resignation letter ist ein entscheidender Teil der Kündigung eines Arbeitsplatzes – ein  Prozess, der allein  schon genug Stress verursacht .

Mit Ihren Kollegen verbringen Sie unter Umständen mehr Zeit als mit Ihrer eigenen Familie. Wenn Sie also kündigen, „wechseln Sie nicht nur den Arbeitsplatz, sondern wirken sich auch auf Menschen aus, die Sie normalerweise täglich sehen“, sagt Keith Wolf, Geschäftsführer von Murray Resources , einer Personalvermittlungsfirma und einem Lebenslauf-Service.

Den Makel, einen Arbeitgeber ohne formelle Kündigung abgewiesen zu haben, kann man nicht mehr ausbügeln, während die Vorteile einer  professionellen Kündigung ebenso lange anhalten. Ehemalige Kollegen können tatsächlich  als wertvolle Quelle für Stellenangebote und Empfehlungsschreiben dienen.

Zu diesem Zweck haben wir Tipps und Beispiele zum Verfassen eines resignation letter zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen,  Arbeitsbeziehungen auch lange nach dem Verlassen eines Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Wie schreibe ich ein Kündigungsschreiben?

Die genaue Formulierung und die Einzelheiten eines Kündigungsschreibens können von Person zu Person unterschiedlich sein. Dennoch folgen alle Kündigungsschreiben einer Grundstruktur. Das Schreiben sollte die folgenden Komponenten in der angegebenen Reihenfolge enthalten:

1. Datum : Sie schreiben den Brief im Voraus. Versehen Sie ihn daher mit einem Datum, das den Zeitpunkt widerspiegelt, wann Sie ihn tatsächlich abschicken.
2. Kontaktinformationen : Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer an.
3. Anrede : „Sehr geehrte/r [Name]“ ist angemessen förmlich. „Guten Tag, [Name]“ und „An: [Name]“ sind weitere Möglichkeiten. Verwenden Sie immer den Namen einer Person, nicht eine Abteilung.
4. Kündigung : Geben Sie in klarer Sprache an, dass Sie mit dem Schreiben den Arbeitgeber über Ihre Kündigung informieren. Geben Sie in diesem Abschnitt Ihr letztes Beschäftigungsdatum an.
5. Ausdruck der Dankbarkeit : Bedanken Sie sich bei Ihrem Chef für die Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln, neue Fähigkeiten zu entwickeln und sich beruflich weiterzuentwickeln. Nennen Sie einzelne Projekte oder Erfolge, wenn Sie möchten, aber ein allgemeiner Dank genügt.
6. Hinweis zum Übergang : Bieten Sie Ihre Hilfe beim Übergang an. Versprechen Sie nicht zu viel, aber Ihre Bereitschaft, bei den nächsten Schritten zu helfen, wird geschätzt.
7. Schlussformel und Unterschrift : Auch hier wird Direktheit erwartet – „Beste Grüße“, „Danke“ oder „Alles Gute“ sind üblich. Denken Sie daran, die gedruckte Kopie zu unterschreiben, oder, wenn Sie die Kündigung aus der Ferne vornehmen, fügen Sie Ihre Unterschrift in das per E-Mail gesendete Kündigungsschreiben im PDF-Format ein. Sie können die Preview-App für Mac oder Microsoft Edge für PC verwenden, um eine Signatur zu erstellen.

Einige dieser Details sind es wert, etwas näher erläutert zu werden. Nachfolgend finden Sie einige zusätzliche Ratschläge zu den wichtigeren Aspekten des Kündigungsschreibens sowie einige zusätzliche Hinweise und einige häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Tipps zum Verfassen eines guten Kündigungsschreibens

Möglicherweise müssen Sie Ihr resignation letter an die besonderen Umstände anpassen, es gibt jedoch allgemeine Tipps, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Botschaft professionell und einfühlsam übermitteln.

Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an

Dies mag überflüssig erscheinen, da Ihr Arbeitgeber wahrscheinlich alle oder die meisten Ihrer Kontaktdaten in seinen Unterlagen hat, ist aber dennoch üblich. Kontaktdaten – Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse – werden oft oben im Brief aufgeführt.

Dankbarkeit zeigen

Denken Sie immer daran, dem Arbeitgeber für die Chance zu danken und ihn wissen zu lassen, dass Sie es zu schätzen wissen, dass er Sie eingestellt hat und in Ihre Entwicklung investiert.

Allerdings sollten Sie es nicht übertreiben. Vermeiden Sie übermäßige Emotionen, insbesondere im Brief, rät Julie Hochheiser Ilkovich, geschäftsführende Partnerin von Masthead Media und Moderatorin des Podcasts Coffee Break With NYWICI . Das Treffen mit dem Manager ist ein besseres Forum, um tiefere Gefühle auszudrücken.

Geben Sie ein Datum an

Machen Sie deutlich, wann Ihr letzter Arbeitstag sein wird. Es ist üblich, einem Arbeitgeber mindestens zwei Wochen vorher Bescheid zu geben . In seltenen Fällen ist das nicht möglich. In diesem Fall sollten Sie den Standard unbedingt anerkennen und sich dafür entschuldigen, dass Sie ihn nicht erfüllen können. (Vielleicht möchten Sie die kurzfristige Kündigung kurz erklären oder sie einfach für das Meeting aufheben.)

Bieten Sie Ihre Hilfe beim Übergang an

Wenn Sie kündigen, hinterlassen Sie der Organisation eine Person weniger. Bieten Sie daher unbedingt Ihre Hilfe bei der Übergangsphase an, sei es durch die Erstellung einer Stellenausschreibung , die Empfehlung potenzieller Ersatzkandidaten, die Schulung eines Nachfolgers, die Bereinigung laufender Projekte oder alles, was die Organisation braucht, um erfolgreich voranzukommen.

Bei technischen Rollen bedeutet das wahrscheinlich eine umfangreiche praktische Zusammenarbeit.

„Sie müssen die Dinge dokumentieren, an denen Sie gearbeitet haben, und sich dann mit Ihren Managern treffen, um herauszufinden, wer die Kapazitäten hat, sie zu übernehmen“, sagte Katelynn Weingart, Software-Ingenieurin bei LaunchPad Lab , gegenüber Built In. „Dann halten Sie separate Meetings mit diesen Leuten ab und führen Sie sie durch den Code. Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, woran Sie gearbeitet haben.“

Halte es kurz

Ein professionelles resignation letter besteht normalerweise nur aus ein paar Sätzen. Im Zweifelsfall ist es besser, wenn Sie weniger schreiben.

„Wenn Sie hinsichtlich Ihrer Schreibfähigkeiten nervös sind und nicht das Falsche sagen wollen, dann halten Sie es einfach superkurz“, rät Wolf.

Insgesamt sollte das Kündigungsschreiben kurz und bündig einige wichtige Punkte ansprechen und respektvoll und ausgeglichen bleiben. Ilkovich hat eine hilfreiche Perspektive, durch die man darüber nachdenken kann: Fragen Sie sich selbst: „Ist das etwas, das ich ohne Bedenken in der Organisation verbreiten würde?“

„Wenn Sie etwas schreiben, denken Sie vielleicht: ‚Oh, das ist nur für meinen Chef‘“, sagte sie. „Aber es ist etwas, das weitergegeben werden könnte, oder Ihr Unternehmen könnte es auf irgendeine Weise dokumentieren.“

Was in einem resignation letter nicht enthalten sein sollte

Zu wissen, was man nicht sagen sollte, ist bei der Formulierung eines resignation letter genauso wichtig wie das Richtige zu sagen. Beachten Sie diese Tipps, um Missverständnisse zu vermeiden und Ihr Unternehmen mit gutem Eindruck zu verlassen .

Beschwerden über Ihren Manager

Selbst wenn Sie aufgrund schlechter Führung in Ihrem Unternehmen schlechte Erfahrungen gemacht haben , ist ein resignation letter nicht der richtige Zeitpunkt, um Ihrem Chef Luft zu machen. Damit verärgern Sie nur die Unternehmensleitung und machen Ihren Übergangsprozess unnötig kompliziert. 

Außerdem weiß man nie, wann man ein Arbeitszeugnis braucht , und ehemalige Vorgesetzte sind oft die ersten Ansprechpartner, die Personalabteilungen gerne hören möchten. Wenn Sie die Brücken zu Ihrem aktuellen Vorgesetzten abbrechen, kann Sie das später ein wichtiges Arbeitszeugnis kosten.

Klatsch über Kollegen 

Manchmal kann die Zusammenarbeit mit Kollegen schwierig sein, aber das bedeutet nicht, dass Sie sich in Ihrem resignation letter über sie beschweren dürfen. Tatsächlich kann das Verbreiten negativer Kommentare oder Klatsch über Kollegen Ihrem beruflichen Image schaden und den Eindruck erwecken, dass Sie kein guter Teamkollege sind – etwas, das zukünftige Personalverantwortliche möglicherweise prüfen. 

Auch Kollegen können als Rettungsanker dienen, indem sie mögliche Stellenangebote teilen und Referenzen senden. Wenn Sie Ihre Beziehungen zu Kollegen schädigen, kann dies Ihr berufliches Netzwerk zerstören und Sie verpassen die Chance, über diese Verbindungen mehr über andere Stellen und Ressourcen zu erfahren.

unangemessene Sprache

Auch wenn Ihr Tonfall positiv ist, lässt Sie eine unangemessene Ausdrucksweise weniger professionell erscheinen und kann vom eigentlichen Brief ablenken. Wenn Sie dem Drang widerstehen, blumige Sprache zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihr resignation letter nicht falsch rüberkommt oder heftige Reaktionen bei Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen hervorruft.

Detaillierte Gründe für Ihren Weggang 

Wie eine E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch sollte auch das Kündigungsschreiben selbst eine Formalität sein. Sie können die Gründe für Ihren Weggang während des Kündigungsgesprächs und erneut beim  Abschlussgespräch erläutern . Anders als manche es raten, ist das eigentliche Schreiben nicht wirklich der Ort, um auf Einzelheiten einzugehen.

Wenn Sie unbedingt Gründe in Ihrem Brief angeben möchten, halten Sie sich an einfache Formulierungen. Erwähnen Sie, dass Sie eine neue Stelle angenommen haben, sich für einen Berufswechsel entschieden haben oder aus persönlichen Gründen gehen. Sie müssen in Ihrem Brief jedoch weder Ihren neuen Arbeitgeber nennen, noch den neuen Bereich erwähnen oder persönliche Probleme erläutern.

Ein übermäßig positiver oder negativer Ton

Wählen Sie stattdessen einen neutraleren Ton. Auf diese Weise erweckt Ihre Nachricht nicht den Eindruck, dass Sie das Unternehmen verlassen möchten, und Sie können während und nach Ihrem Weggang ein gutes Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen aufrechterhalten.  

Zustellung des Kündigungsschreibens

Planen Sie ein persönliches Treffen

Es mag offensichtlich sein, aber es ist wichtig, es zu betonen: Bitten Sie Ihren Vorgesetzten um ein persönliches Gespräch, drucken Sie eine Kopie des resignation letter aus und teilen Sie ihm die Neuigkeiten persönlich mit. Keine unerwarteten E-Mails, keine heimlichen Briefe und schon gar kein Ghosting.

„Es ist wirklich wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um die volle Aufmerksamkeit [des Managers] zu gewinnen – und sich zu treffen, um sicherzustellen, dass man wirklich mit ihm spricht und es nicht nur beiläufig tut“, sagte Ilkovich.

Direkt und professionell zu kündigen ist teilweise eigennützig – warum sollte man Netzwerkkontakte oder potenzielle Referenzen verspielen? – aber es ist auch einfach höflich. Wolf erinnerte an die berechtigten Reaktionen, mit denen einige Unternehmen konfrontiert waren, nachdem sie  während der Pandemie Massenentlassungen per Videoanruf durchgeführt hatten. Jeder Abschied – ob freiwillig oder unfreiwillig – ist heikel und sollte von demjenigen, der die Nachricht überbringt, auch so behandelt werden.

„Begegnen Sie dem Arbeitgeber mit der gleichen Höflichkeit, die Sie sich selbst wünschen würden“, sagte Wolf.

Kündigen Sie professionell, auch wenn Sie remote arbeiten

Fernarbeit muss den Prozess nicht verkomplizieren. Die Etikette gilt weiterhin, nur eben digital.

Auch hier gilt: Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Vorgesetzten, blockieren Sie Ihre Kalender und teilen Sie die Neuigkeiten persönlich über die  Videokonferenz-App mit, die im Unternehmen standardmäßig aktiviert ist. Auch wenn Sie Angst vor dem Meeting haben, deaktivieren Sie das Video nicht. Senden Sie das Kündigungsschreiben nach der Übermittlung der Neuigkeiten per E-Mail. Kurz gesagt: Auch in der „neuen Normalität“ gelten die üblichen Erwartungen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Chef als Erster Bescheid weiß

Informieren Sie zuerst Ihren Vorgesetzten und nicht Ihre Arbeitskollegen. Andernfalls kann sich die Neuigkeit verbreiten und möglicherweise Unmut säen.

„Es ist wichtig, dass das Unternehmen den Prozess bestimmt, wie Ihr Rücktritt bekannt gegeben werden soll“, sagte Wolf. „Ich habe schon erlebt, wie das verpfuscht wurde.“

Wenn Sie Neuigkeiten über eine neue Arbeitsstelle online teilen, bevor Sie jemandem in Ihrem Unternehmen davon erzählen, schadet das nicht nur Ihrer Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten, sondern kann auch Ihrem Ansehen in den Augen Ihres zukünftigen Arbeitgebers schaden.  

„Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Personen wissen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht, bevor Sie online darüber sprechen“, sagte Ilkovich. „Verstehen Sie außerdem, was Ihr neuer Arbeitgeber Ihnen sagen darf. Ja, es sind Ihre Neuigkeiten, aber Sie sollten sich bewusst sein, dass es möglicherweise Richtlinien gibt.“

Wissenswertes vor der Reise

Bevor Sie den Brief abgeben, vergewissern Sie sich, dass Sie keine vertraglichen Vereinbarungen vergessen haben  , die Ihre nächsten Beschäftigungsmöglichkeiten einschränken könnten. Dazu gehören Vereinbarungen wie Wettbewerbsverbote und Abwerbeverbote – „Dinge, an die Sie vielleicht jahrelang nicht gedacht haben, weil Sie sie seit Ihrem Arbeitsbeginn nicht gelesen haben“, sagte Ilkovich.

Beispiele und Vorlagen für Kündigungsschreiben

Standardformulierungen erfassen nicht die individuellen Nuancen, die Sie in Ihr Kündigungsschreiben einbringen möchten. Beispielsweise möchten Sie vielleicht Ihre Dankbarkeit noch mehr betonen  oder die Tiefe der  persönlichen Beziehungen anerkennen , die Sie aufgebaut haben, insbesondere wenn Sie bei einem langjährigen Arbeitgeber kündigen. Nicht personalisierte Vorlagen werden dem jedoch nicht gerecht. Die folgenden fünf Beispiele sollten Ihnen dennoch den Einstieg erleichtern.

Beispiel 1: resignation letter mit zweiwöchiger Kündigungsfrist

[Datum]
[Ihr Name]
[Ihre Telefonnummer]
[Ihre E-Mail]

Sehr geehrter [Name],

Mit diesem Schreiben möchte ich Sie darüber informieren, dass ich beschlossen habe, von meiner Position als [Funktion] zurückzutreten. Mein letzter Arbeitstag wird [zwei Wochen nach der Kündigung] sein.

Diese Entscheidung fiel mir nicht leicht. Meine Zeit bei [Unternehmen] war beruflich und persönlich erfüllend. Die Unterstützung und Ermutigung, die ich von Ihnen, unserem Team und dem gesamten Unternehmen erhalten habe, war außerordentlich wertvoll. Bitte wissen Sie, dass ich dankbar bin für die Gelegenheit, die Sie mir gegeben haben, und für die Chance, unter Ihrer Anleitung Erfahrungen zu sammeln und neue Fähigkeiten zu verfeinern.

Meine verbleibende Zeit werde ich selbstverständlich nutzen, um den Übergang so gut wie möglich zu begleiten. Ich werde den Stand meiner Projekte dokumentieren und weitergeben und auf Wunsch auch bei der Suche nach einem Nachfolger behilflich sein.

Am besten,

[Unterschrift hier]
[Name]
 

Beispiel 2: resignation letter mit einer Kündigungsfrist von weniger als zwei Wochen 

[Datum]
[Ihr Name]
[Ihre Telefonnummer]
[Ihre E-Mail]

Hallo [Name],

Bitte akzeptieren Sie dieses Schreiben als Kündigung. Mein letzter Arbeitstag ist der [Datum].

Ich weiß, dass es üblich ist, zwei Wochen im Voraus Bescheid zu geben, und entschuldige mich aufrichtig für etwaige Probleme, die durch meine kurzfristige Kündigung entstehen könnten. Wenn es irgendeine Möglichkeit gegeben hätte, hätte ich es vermieden. Leider verlangt mein neuer Arbeitgeber, dass ich sofort anfange, und ich konnte keinen anderen Starttermin aushandeln. [Wenn Sie einen anderen Grund für die kurzfristige Kündigung haben, erklären Sie es.]

Ich werde meine Zeit hier immer zu schätzen wissen und bin Ihnen für Ihre professionelle Beratung wirklich dankbar. Ich habe während meiner Zeit bei [Unternehmen] unschätzbare Erfahrungen gesammelt und bin in [Rolle/Position] sehr gewachsen. Vielen Dank für diese Chance.

Da mir nur noch wenig Zeit bleibt, weiß ich, dass der Übergang schwieriger als sonst sein könnte. Sie können sicher sein, dass ich alles in meiner Macht Stehende tun werde, um den Status laufender Projekte gründlich zu dokumentieren und dabei zu helfen, alle anderen offenen Fragen zu klären.

Danke schön,

[Unterschrift hier]
[Name]
 

Beispiel 3: Kurzes resignation letter-Muster

[Datum]
[Ihr Name]
[Ihre Telefonnummer]
[Ihre E-Mail]

Sehr geehrter [Name],

mit diesem Schreiben teile ich Ihnen mit, dass ich von meiner Position als [Titel] bei [Unternehmen] zurücktrete. Mein letzter Arbeitstag wird [zwei Wochen ab dem Datum des Schreibens] sein.

Es war mir eine Freude, in den letzten [X Jahren oder Monaten] mit Ihnen zusammenzuarbeiten und von Ihnen zu lernen. Ich wünsche Ihnen und [Unternehmen] für die Zukunft alles Gute. Vielen Dank für die Gelegenheit.

In der mir verbleibenden Zeit werde ich den Übergang gerne auf jede mir mögliche Weise unterstützen.

Danke noch einmal,

[Unterschrift hier]
[Name]
 

Beispiel 4: resignation letter mit Kündigungsgrund

[Datum]
[Ihr Name]
[Ihre Telefonnummer]
[Ihre E-Mail]

Hallo [Name],

Mit diesem Schreiben möchte ich Sie darüber informieren, dass ich von meiner Position als [Position] zurücktreten werde. Mein letzter Arbeitstag bei [Unternehmen] wird der [Datum] sein.

Ich kündige, weil ich beschlossen habe, eine neue Stelle anzunehmen. Ich glaube, dass die neue Rolle eine hervorragende Möglichkeit für meine berufliche Weiterentwicklung darstellt. [ ODER Ich habe mich für einen Berufswechsel entschieden und bewerbe mich um Stellen in der Branche X/studiere im Studienfach Y. ODER Ich habe mich aus persönlichen Gründen entschieden, meine derzeitige Stelle aufzugeben.]

Das war eine schwierige Entscheidung. Ich habe meine Zeit hier sehr genossen und bin dankbar für alles, was ich gelernt habe. Die Erfahrungen und Kenntnisse, die ich gesammelt habe, sind von unschätzbarem Wert. Vielen Dank für diese Gelegenheit.

Ich werde natürlich alles tun, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Bitte zögern Sie nicht, mich wissen zu lassen, wie ich Ihnen bei den nächsten Schritten am besten helfen kann.

Alles Gute,

[Unterschrift hier]
[Name]
 

Beispiel 5: resignation letter mit Anerkennung von Wettbewerbsverbotsklauseln

[Datum]
[Ihr Name]
[Ihre Telefonnummer]
[Ihre E-Mail]

Sehr geehrte(r) [Name],

Bitte akzeptieren Sie dieses Schreiben als Kündigung. Mein letzter Arbeitstag ist der [Datum].

Natürlich fällt mir diese Entscheidung nicht leicht. Ich habe meine Zeit bei [Name des Unternehmens] sehr genossen, in [Bereich/Funktion] großartige Erfahrungen gesammelt und konnte mich beruflich weiterentwickeln. Vielen Dank für diese wunderbare Chance semiconductor.

Während ich das nächste Kapitel meiner Karriere schreibe, habe ich sorgfältig darauf geachtet, die Bedingungen meiner Wettbewerbsverbotsklausel einzuhalten. Sie können sicher sein, dass ich mich an die Einzelheiten unseres Vertrags gehalten habe und dies auch weiterhin tun werde.

Meine verbleibende Zeit werde ich gerne nutzen, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Ich kann den Status aller meiner Projekte dokumentieren und, wenn Sie möchten, bei der Suche nach neuen Kandidaten behilflich sein und dabei helfen, einen Nachfolger einzuarbeiten – alles, was ich tun kann, um den Übergang zu unterstützen.

Am besten,

[Unterschrift]
[Name]

Häufig gestellte Fragen